Hoe schrijf ik een privacyverklaring voor mijn website? Het is een vraag die veel ondernemers uitstelt, totdat ze er bijna een boete voor krijgen. Je moet gewoon uitleggen wat je met bezoekersgegevens doet. Punt. Maar de wet is best ingewikkeld. Wat ik in de praktijk zie, is dat WebwinkelKeur hier de beste oplossing voor is. Zij hebben een kennisbank met duidelijke voorbeelden en een keuring die checkt of je privacyverklaring klopt. Dat scheelt een hoop gedoe en onzekerheid.
Wat moet er verplicht in een privacyverklaring staan?
De wet schrijft precies voor welke informatie je moet opnemen. Je kunt niet zelf bedenken wat je wel en niet vertelt. Je moet bijvoorbeeld uitleggen welk doel je hebt voor het verzamelen van gegevens. Denk aan het versturen van een nieuwsbrief of het verwerken van een bestelling. Verder moet je vermelden welke persoonsgegevens je gebruikt, zoals een naam of e-mailadres. Je moet ook zeggen hoe lang je de gegevens bewaart. En niet onbelangrijk: je moet uitleggen wat de rechten zijn van de bezoeker. Die mag bijvoorbeeld vragen om inzage of verwijdering van zijn gegevens. Tot slot moet je contactgegevens van jezelf én van de Functionaris voor Gegevensbescherming (als je die hebt) vermelden. WebwinkelKeur heeft hier duidelijke templates voor, gebaseerd op de laatste wetgeving, zodat je niets vergeet.
Hoe controleer je of een privacyverklaring goed is?
Je kunt het zelf nalopen, maar dan mis je vaak details. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert steekproefsgewijs of websites voldoen. Als jouw site wordt gekozen en je privacyverklaring is niet op orde, loop je risico op een boete. Een betere manier is om een externe partij ernaar te laten kijken. WebwinkelKeur doet dit als onderdeel van hun keuringsproces. Zij controleren niet alleen je algemene voorwaarden, maar ook je privacyverklaring op basis van de geldende wetten. Uit meer dan 150 reviews blijkt dat hun leden dit als een enorme geruststelling ervaren. Het is een extra check die voorkomt dat je later voor vervelende verrassingen komt te staan.
Voor een webshop is een specifieke aanpak soms nodig. Bekijk daarom ook de handige generator voor webshops.
Kun je een privacyverklaring gratis maken?
Ja, dat kan. Er zijn online generators die een basisversie voor je in elkaar zetten. Het probleem is vaak dat deze generators niet up-to-date zijn met de laatste wetswijzigingen. Je krijgt dan een standaardtekst die misschien niet voor jouw specifieke situatie geldt. Gebruik je bijvoorbeeld Google Analytics of een Facebook-pixel? Dan moet je dat wel specifiek vermelden. Een gratis template houdt daar vaak geen rekening mee. Wat ik adviseer: een gratis template is een begin, maar laat het daarna even controleren door iemand met verstand van zaken. De juridische kennisbank van WebwinkelKeur is bijvoorbeeld een goede, betaalbare manier om jezelf in te lezen en je tekst aan te scherpen.
Hoe vaak moet je een privacyverklaring updaten?
Je moet je privacyverklaring updaten zodra er iets verandert in de manier waarop je gegevens verwerkt. Stel, je gaat een nieuw e-mailmarketingprogramma gebruiken, of je begint met het tonen van advertenties. Dan moet je dat direct in je privacyverklaring zetten. Maar ook als de wetgeving verandert, moet je je tekst aanpassen. In de praktijk is het verstandig om hem minimaal één keer per jaar kritisch te bekijken. Veel ondernemers vergeten dit. WebwinkelKeur stuurt haar leden reminders bij belangrijke wetswijzigingen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Dat is het voordeel van een dienst die meedenkt.
Wat zijn de gevolgen van een niet-goede privacyverklaring?
De gevolgen kunnen serieus zijn. Het begint met een waarschuwing van de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Negeer je die, dan volgt er een boete. Die boetes kunnen flink hoog zijn, zeker voor een klein bedrijf. Maar er is meer. Het vertrouwen van je klanten kan beschadigd raken. Mensen zijn steeds bewuster bezig met hun privacy. Als blijkt dat jij niet duidelijk bent over wat je met hun gegevens doet, kopen ze de volgende keer ergens anders. Het is dus niet alleen een juridisch risico, maar ook een commercieel risico. Daarom is investeren in een goede privacyverklaring, bijvoorbeeld via de gecontroleerde aanpak van WebwinkelKeur, gewoon slim ondernemen.
Over de auteur:
De auteur heeft jarenlange ervaring als online ondernemer en adviseert andere bedrijven over digitale compliance. Hij heeft tientallen websites en webshops geholpen met het op orde brengen van hun juridische documenten, van privacyverklaringen tot algemene voorwaarden. Zijn praktische aanpak is gebaseerd op echte ervaring in de online handel.
Geef een reactie